A. Definisi Paperless Administration
Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif, dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :
Administrasi berasal dari bahasa Belanda : “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).
Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Administrasi Paperless adalah proses kerjasama dengan mencapai tujuan tertentu dengan tanpa menggunakan kertas.
Paperless adalah kebijakan pengurangan kertas dalam kegiatan administrasi. Paperless merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk menglelola sistem administrasi. Ide paperless office mulai mencuat pada akhir tahun 90-an. Filosofinya adalah menggunakan sesedikit mungkin kertas dan digitalisasi dokumen. Manfaatnya adalah meningkatkan produktivitas, hemat biaya, efisien tempat dan mengurangi dampak lingkungan.
Jargon paperless office memang sudah menggema beberapa tahun lalu. Sejak kemajuan di bidang teknologi informasi dan komputer, manusia mendapatkan alternatif lain dalam mengolah dan membaca berbagai dokumen. Paperless office merupakan suatu cita-cita untuk membiasakan diri mengolah dan membaca dokumen dalam bentuk digital, dengan kata lain mengurangi pemakaian kertas sebagai bahan pokok penulisan dokumen seperti sekarang.
B. Mengapa paperless administration diperlukan?
Sejumlah perangkat penyimpan data elektronik kini mudah diperoleh karena telah dijual bebas. Contohnya adalah penyimpan data USB Flash Drive , keping cakram padat (CD) atau hardisk portable. Semuanya di desain untuk memudahkan penggunaanya dimana pun. Orang dapat membawanya ke mana saja. Data dapat di baca saat kapanpun diperlukan. Pilihan ini sangat mendukung kondisi masyarakat dengan mobilitas tinggi serta secara tidak langsung mengurangi penggunaan kertas sebagai media penyimpan data. Maka bukan tidak mungkin, paperless di Indonesia bisa menjadi kenyaataan.
Kepraktisan dan kecepatan kerja alat penyimpan data tadi, juga turut mendorong semakin banyaknya pembaca yang mendokumentasikan bahan bacaan dalam bentuk softfile. Dengan demikian mereka lebih mudah untuk melakukan transaksi informasi, baik antar pribadi, antar komunitas maupun antar negara. Sehingga berita online yang disajikan dalam bentuk data elektronik akan menjadi pilihan pertama pembaca masa depan. Tetapi hal ini tidak berarti dokumen konvensional seperti koran, majalah dan buku akan hilang begitu saja. Semua ada masanya.
Budaya paperless (tidak menggunakan kertas) masih sangat tidak diakomodasi dalam berbagai aktivitas administrasi publik pemerintahan maupun di dunia pendidikan. Sangat begitu banyak lembar-lembar kertas yang dipergunakan dalam sebuah urusan administrasi maupun hal lain. Wajar saja bila kemudian terlalu banyak pepohonan yang ditebangi untuk kebutuhan menyediakan kertas.
Negeri ini pun akhirnya berlomba untuk mendirikan pabrik pulp dan kertas, lalu kemudian meminta jutaan hektar lahan hutan untuk ditanami akasia, sengon dan leda. “Ini untuk memenuhi kebutuhan kertas dunia” ujarnya. Tak pernah dipedulikan penderitaan rakyat akibat polusi udara (termasuk bau hidrogen sulfida) dan polusi air di sekitar pabrik. Tak pernah dipedulikan bencana ekologi yang terjadi akibat pembukaan hutan tanaman.
Pelayan publik negeri ini hanya sibuk dengan sebuah kepentingan politik kelompok. Pernyataan di depan publik untuk menghentikan tayangan mistis dan agar terjadi pembelajaran di alam bukanlah sebuah hal yang akan diingat tiga menit setelahnya. Sistem e-gov hanyalah sebuah proyek. Budaya paperless tak akan pernah menjadi budaya di hari esok, karena tak pernah diberikan ruang oleh pelayan publik yang masih memegang kuasa atas negeri ini.
Terdapat beberapa keuntungan dalam penerapan Paperless Office ini antara lain :
- efisiensi biaya karena mengurangi jumlah pemakaian kertas dan juga pengadaan filling cabinet ataupun tempat penyimpanan dokumen lainnya.
- efisiensi waktu dan tenaga dalam distribusi maupun pencarian dokumen yang diperlukan,
- berkurangnya tumpukan kertas yang dapat mengganggu kerapian ruangan sebuah kantor dan mengganggu kenyamanan bekerja,
- menjamin keamanan dokumen, karena sebuah dokumen hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu saja sesuai opsi yang ditentukan oleh distributor data,
- mendorong kreativitas bahkan mungkin meningkatkan gairah bekerja karyawan dengan membuat kegiatan paperless office menjadi semenarik jaringan pertemanan “facebook” atau “twitter”.
Ada beberapa manfaat yang di tawarkan oleh penggunan paperless antara lain:
- Efisien waktu.
- Manajemen Dokumentasi lebih baik.
- Kenyamanan kerja lebih baik.
- Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik.
- Manajemen lebih terkendali.
- Membaiknya citra organisasi.
Namun dalam perkembangannya ide ini kurang meluas. Manusia masih suka yang berbau analog walaupun dimana-mana dimanjakan dengan produk digital. Hal ini mungkin dikarenakan oleh beberapa hal sebagai berikut:
- Penggunaan kertas sebagai media tulis lebih praktis dan dalam jumlah kecil hemat biaya.
- Proses digitalisasi membutuhkan skill tertentu.
- Tingkat kepercayaan publik kepada dokumen kertas lebih besar.ini.
Pada dasarnya paperless office memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja kerja atau belajar. Ditambah lagi dengan format digital itu penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat.
Sumber:
http://prastowo.staff.ugm.ac.id/?modul=baca&dir=artikel&artikel=Paperless-Office
C. Bagaimana penerapan paperless administration dalam kegiatan perkantoran?
Paperless office merupakan suatu kebutuhan dalam administrasi managemen modern. Hal ini merupakan suatu sistem yang mendukung efektifitas, efisiensi dan produktivitas organisasi. Sistem paperless office merupakan dampak dari perkembangan teknologi computer, ulasan tentang hal ini mulai dikenal melalui artikel Busines Week, 1975.
Paperless office merupakan suatu sistem yang mereduksi penggunaan kertas dalam proses adminitrasi perkantoran. Menurut McIndoo; Todd (2009) "Paperless Office in Perspective A Document Management System for Today", Paperless office is also a metaphor for the touting of new technology in terms of 'modernity' rather than its actual suitability to purpose.
Didalam Perusahaan yang menerapkan Paperless Office (sistem perkantoran tanpa kertas), maka segala dokumen dalam bentuk hardcopy harus di minimalisir dan dokumen akan disimpan dalam bentuk softcopy. Lebih lanjut dijelaskan bahwa “The paperless office is now considered to be a philosophy to work with minimal paper and convert all forms of documentation to any digital form. The ideal is driven by a number of motivators including productivity gains, costs savings, space saving, the need to share information and reduced environmental impact “ (Wikipedia).
Yang mendorong pemanfaatan paperless office adalah kebutuhan internal dan kebutuhan eksternal organisasi, Salah satu kegiatan yang mendasar dalam paperless office system adalah mengkonversi berbagai dokumen berupa dokumen kertas, foto, rencana kerja, microchip, dan berbagai dokumen kertas lainnya ke dalam dokumen digital. Sistem ini umumnya menggunakan beberapa teknologi, antara lain :
- Scanners
- High speed scanners - used for scanning very large volumes of paper.
- Book copiers - used for taking photos of large books and manuscripts
- Wide format scanners - used for scanning engineering drawings.
- Photo scanners
- Negative scanners
- Microfiche scanner - used to convert microfiche to digital documents.
- Laserfiche convert microfiche to searchable and digital
- Digitization of postal mail - provides online access of scanned contents.
- Fax to PDF conversion
- Online post offices - outsourcing management of snail mail
- Multifunction printer
- Document management software and solutions
Dalam menerapkan paperless office system, maka terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Aspek SDM (Pengguna).
Tahap awal yang perlu dirintis yakni pada level paling atas, diikuti level lebih bawah dst. Jika dalam organisasi pada level atas masih sulit, perlu diujicoba pada bagian tertentu yang sudah familiar dengan TI.
2. Aspek Dokumen.
Tahap awal dimulai pada jenis dokumen yang tidak sering didistribusikan, dan dibuat sistem dobel yakni offline dan online, misal tentang Surat Keputusan, Dokumen Hasil rapat, Dokumen petunjuk pelaksanaan, Dokumen Job Diskripsi, Portofolio, Statua, dll.
Sistem Online akan secara penuh diberlakukan setelah dipastikan setiap individu pada level tertentu sudah dapat membuka dan membaca dokumen online.
3. Aspek Sistem Aplikasi.
Dokumen online disimpan dalam aplikasi yang terproteksi dan berjenjang hak aksesnya. Tentang aplikasi menitik beratkan pada keamanan data dan kemudahan pemakaian.
4. Aspek Sosialisasi.
Individu yang memiliki hak akses tertentu dilatih untuk mengakses sistem agar dapat melakukan berbagai aktifitas sesuai fasilitas dalam sistem. Perubahan kebiasaan perilaku perlu diwujudkan untuk disesuaikan dengan Paperless Office System, dengan memperkenalkan sistem yang akan dipakai.
5. Aspek Sarana Pendukungan.
Ketersediaan sarana yang diperlukan untuk mewujudkan Paperless Office System perlu disediakan secukupnya, antara lain, tidak terbatas pada : Kebijakan, Hardware, Infrastruktur Jaringan, SDM tenaga bantu, Dana, dan Forum komunikasi, dll.
6. Aspek Komunikasi.
Hal ini memerlukan seorang visioner untuk dapat menjelaskan kenapa Paperless Office System diberlakukan. Pembicaraan diawal sebelum Paperless Office System diluncurkan perlu adanya forum untuk penyampaian dan mewujudkan persaman persepsi dan tujuan.
Manfaatnya paperless office system, antara lain :
- Efisien waktu.
- Manajemen Dokumentasi lebih baik.
- Kenyamanan kerja lebih baik.
- Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik.
- Manajemen lebih terkendali.
- Membaiknya citra organisasi.
- Aspek Biaya.
Sumber:
http://prastowo.staff.ugm.ac.id/?modul=baca&dir=artikel&artikel=Paperless-Office
